Depois de um longo trabalho de pesquisa, análises de compliance e homologação, você cria uma rede de fornecedores para trabalhar com a sua empresa. Porém, sem ter alguns cuidados na hora da negociação com fornecedores, você pode terminar com uma oferta pouco vantajosa.

Negociar é, essencialmente, saber comunicar suas necessidades, ouvir o interlocutor e agir em cima de suas respostas. Essa conversa exige preparação e bastante atenção para chegar ao objetivo desejado.

Uma negociação bem feita ajuda a fortalecer os relacionamentos com os fornecedores, criando uma confiança mútua que pode resultar em ótimos acordos.

Quer aprender como fazer uma boa negociação com fornecedores? Então, continue a leitura deste artigo e conheça os principais erros que podem acontecer e dicas para evitá-los.

Negociação com fornecedores: 7 erros que afetam as compras

Para fazer compras estratégicas, é importante saber como executar na prática as técnicas de negociação com fornecedores. 

Então, a partir de alguns erros básicos, vamos ensinar maneiras de evitar comportamentos e atitudes que prejudicam o desempenho da equipe de compras. Confira!

1. Negociar sem planejamento

O primeiro erro em uma negociação com fornecedores é não planejar o tipo de compra que sua empresa precisa. Por mais qualificado que o fornecedor seja, é importante que você dê as cartas.

Então, quando a conversa se inicia apenas com a informação de que você precisa de produto X, o fornecedor vai perceber seu despreparo. Antes de ligar ou ir até um contato, tenha definido:

• a quantidade de produto ou o tipo de serviço que você precisa;
• a data que você precisa receber;
• o orçamento disponível para aquela compra;
• os prazos do cliente, etc.

Se a sua empresa tiver uma boa gestão de fornecedores, o preço e o prazo do cliente já serão informações que você conhece. Dessa forma, na negociação, esses detalhes podem ser apenas confirmados ou reajustados se houver mudanças.

2. Falar muito e ouvir pouco

Sabia que durante uma conversa, seu ouvinte lembra de apenas 50% do que foi falado? Então, que seja a parte importante, não é mesmo?

Essa estatística simples, destaca a importância da objetividade tanto na negociação com fornecedores quanto em outras situações de trabalho.

Isso reforça a relevância do planejamento para conseguir comunicar com clareza o que você precisa e dar espaço para o fornecedor falar como ele pode te atender, sob que condições, etc.

Então, seja um comprador planejado e que saiba ouvir com atenção para reter as informações recebidas.

3. Negociar com apenas um fornecedor

A dependência de apenas um contato aumenta muito o poder de barganha do fornecedor. Por isso, sua rede de contatos é muito valiosa. Ao surgir uma requisição de compras, você pode selecionar três fornecedores, por exemplo, que podem atendê-lo no prazo desejado.

Assim, caso você obtenha uma oferta boa, mas que exceda o prazo ideal em um dia, pode usar seu poder de barganha com outras propostas recebidas e tentar adequá-la ao fornecedor preferido. 

Essa agilidade na negociação com fornecedores só é possível se a sua equipe tiver uma base já selecionada com as análises de compliance feitas e pronta para ser contatada. 

4. Perder foco da negociação

O objetivo do colaborador da equipe de compras é fazer a negociação com fornecedores de forma segura, controlando o nervosismo para manter o foco. 

Controlar as emoções ajuda a ficar atento aos detalhes e a identificar quando o fornecedor está usando seu poder de barganha para conseguir ganhar a oferta.

Da mesma forma, se for demonstrada muita empolgação pela proposta, você pode deixar de ponderar sobre algum detalhe importante que vai impactar no resultado final.

5. Fazer negociações de última hora

Imprevistos acontecem, certo? Mas é possível que eles sejam exceções raras, se as compras dos itens recorrentes forem bem planejadas. 

Além dos detalhes de planejamento que citamos no tópico 1, saber a frequência em que a compra precisa ser feita é uma forma de evitar uma negociação com fornecedores apressada.

Isso permite aproveitar as melhores condições de cada fornecedor. Por exemplo: um fornecedor X oferece boas condições de pagamento em pedidos antecipados. Já o fornecedor Y é sempre pontual, então, pode ser estratégico para compras recorrentes.

Treine a equipe para lidar com imprevistos ensinando técnicas para driblar a pressão de uma compra de última hora e conseguir uma boa negociação.

6. Não ter um histórico de fornecedores atualizado

Dependendo da forma como sua empresa organiza os contatos de fornecedores, o processo de atualização pode ser trabalhoso e dificultar a negociação com fornecedores.

A tecnologia é uma grande aliada para evitar esse tipo de entrave, pois os sistemas digitais são fáceis de pesquisar e podem indicar se aquele fornecedor ainda atende, se parou de vender ou mesmo se aumentou muito de preço em poucos cliques.

Dessa forma, a equipe de compras pode criar um ranking de fornecedores que tem prioridade, separando-os por segmento. Um software de e-procurement pode ajudar sua empresa nesse objetivo.

7. Não manter um relacionamento com os fornecedores

Uma rede de fornecedores confiáveis e próximos do seu negócio, favorece as negociações. Então, se empenhar para criar um relacionamento próximo ajuda a inspirar mais confiança nos fornecedores. Para alcançar esse objetivo:

• pague os fornecedores em dia;
• cumpra com todos os detalhes do contrato;
• renove os acordos antes do prazo;
• elabore propostas vantajosas para ambos;
• indique empresas parceiras.

Essas posturas adicionam pontos na sua negociação com fornecedores, pois demonstram o comprometimento e seriedade da empresa nas suas relações comerciais.

A negociação com fornecedores vai muito além de uma simples cotação de preços ou da escolha da alternativa mais barata.

Um fornecedor sério e que oferece um produto/serviço de qualidade é um ativo valioso para sua empresa e estar em contato com os melhores é uma estratégia que você deve adotar no seu negócio. Aproveite as dicas e capriche na sua próxima negociação!

Este artigo foi escrito pela Linkana, empresa referência na análise pública automatizada de Compliance e governança corporativa no processo de homologação de fornecedores.