Saber como organizar uma convenção de vendas não é uma tarefa fácil e pode ser feita das mais diversas formas, com os mais diversos objetivos, como reconhecer o desempenho da equipe, compartilhar oportunidades de melhorias e inspirar as realizações para o próximo período, por exemplo.
Em um passado não muito distante este tipo de evento era super tradicional, corporativo, sério e até um pouco chato, mas felizmente este formato não evoluiu e hoje as convenções de vendas dão um show de originalidade e criatividade que vão muito além do convencional e são um sucesso.
Quer saber como organizar uma convenção de vendas perfeita e pra ninguém botar defeito? Então leia as 9 dicas abaixo.
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Como organizar uma convenção de vendas de sucesso
1 – Defina o objetivo da convenção
Assim como qualquer outra estratégias de marketing ou vendas, a primeira coisa que deve ser definida antes de iniciar o planejamento da convenção são os objetivos deste evento. Para isso, você deve pensar nos seguintes pontos:
- Qual é o motivo pelo qual eu quero realizar a convenção?
- Que resultados eu quero alcançar com ele?
- O que eu quero transmitir e como vou fazer isso?
- Qual público-alvo eu quero atingir?
- Tenho os recursos necessários para organizá-lo?
Ser claro sobre o objetivo de um evento é essencial para organizar o conteúdo do evento, assim como a decisão sobre o público alvo, que também deve ser feita com muito cuidado e atenção pelo mesmo motivo.
2 – Escolha a data, o lugar e a sua equipe de produção
O próximo passo de como organizar uma convenção de vendas é escolher a data do evento e o local mais apropriado. Para estas escolhas você deve levar em consideração alguns pontos importantes:
- Tenha atenção para que a data escolhida não coincida com feriados ou qualquer outra data importante no calendário da empresa, como fechamento ou planejamento estratégico, por exemplo.
- Se a assistência exigir uma viagem, não esqueça de levar em consideração os preços dos voos e da acomodação no período selecionado.
- É recomendável que você reserve o local com seis meses ou até um ano de antecedência.
- O espaço selecionado deve transmitir, comunicar e simpatizar com os valores da sua marca.
- Tenha atenção a capacidade do espaço: as dimensões e todas as suas possibilidades.
- Visite o local quantas vezes for necessário para garantir que os recursos de projeção, iluminação e som atendam às suas necessidades!
- Verifique se o espaço oferece equipe técnica e tudo o que está incluso ou não.
- É importante que o local escolhido para o evento seja acessível aos convidados, com boa localização e acesso fácil ao transporte público e estacionamento, por exemplo.
Tão importante quanto escolher a data e o local do evento, é escolher a sua equipe de produção que deverá apoiar todas as fases do evento. Esta equipe será responsável pelo cumprimento das etapas do planejamento do prazo estabelecido e por qualquer outra questão que possa surgir durante a organização.
3 – Faça um cronograma de trabalho
Por falar em cumprimento das atividades, a equipe selecionada deverá desenvolver um cronograma de tarefas com datas para cada uma das atividades. Este calendário deverá servir como um guia para cada uma das etapas de organização da convenção.
Para facilitar a organização e a visualização, separe as atividades que deverão ser realizadas antes, durante e depois do evento.
Informações como o calendário de trabalho, lista de convidados, data do envio e formato do convite aos participantes, roteiro do evento, prazo para criação e impressão de material gráfico, palestrante e orçamento estimado são algumas das informações que devem constar neste cronograma.
4. Surpreenda com o seu evento e faça a diferença
O próximo passo de como organizar uma convenção de vendas de sucesso é pensar em como surpreender os participantes por meio de um evento super criativo. Para isso, reflita sobre como você pode oferecer aos convidados uma experiência única, que esteja alinhada a mensagem do evento e filosofia da marca.
Tenha em mente que esta comunicação não acontece somente com palavras, mas por meio de todos os aspectos do evento, como o convite, as cores corporativas, divulgação, iluminação. Todos estes fatores devem fazer parte da comunicação do seu evento.
5 – Escolha o palestrante do evento
Outro passo essencial de como organizar uma convenção de vendas é decidir quem será o palestrante e alinhar com ele os tópicos e mensagens que deverão ser abordados durante a convenção.
O palestrante é uma grande oportunidade de ensinar novas técnicas e passar novos conhecimentos para todos os vendedores, por isso não desperdice essa oportunidade.Este profissional poderá compartilhar com a sua equipe cases de outras empresas, apresentar novas metodologias, apresentar conteúdo motivacional, tirar sua equipe da zona de conforto.
Essa abordagem deverá ser escolhida pela equipe de organização da convenção, de acordo com o perfil do evento e necessidade da empresa.
- Como escolher o melhor palestrante de vendas para seu evento
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6 – Fique atento ao orçamento
Faça uma estimativa inicial do orçamento que cubra as despesas mais importantes, como locação do espaço, equipamentos de logística, material gráfico, recrutamento, viagens, palestrantes, etc. Deixe também uma pequena margem de “emergência” caso surja algum imprevisto.
Lembre-se de que se você deseja impactar, às vezes é importante que a qualidade prevaleça, em vez de tentar economizar em algo que pode afetar a imagem do seu evento.
7 – Na hora de convidar
O convite será a primeira impressão que seu convidado terá sobre o evento, por isso ele deve refletir a filosofia e a mensagem que você deseja transmitir durante a convenção, assim como aguçar a curiosidade dos convidados.
Para despertar ainda mais a atenção dos participantes, você pode enviar primeiramente o save the date com a data e uma mensagem de impacto, depois o convite com mais informações sobre o evento, como o local e a programação, e por fim os lembretes até a data do evento. Pense em formas originais e criativas de fazer isso.
8 – Use e abuse da redes sociais
Que tal utilizar as redes sociais para fazer a promoção da conferência e consequentemente da sua marca? Mas para isso, não esqueça de criar um perfil específico para o seu evento, ok? A partir daí, as possibilidades são infinitas, como por exemplo:
- Criar um hashtag do seu evento e pedir que os participantes compartilhe nas redes sociais.
- Organizar concursos ou faça sorteios online.
- Postar fotos e vídeos em momento real, o que também ajuda a humanizar a sua marca, Publicar as informações relevantes que podem ser compartilhadas para o público em geral.
Estas ações ajudam a engajar e aumentar o sentimento de pertencimento dos funcionários em relação à empresa, além de ser uma ótima ferramenta de atração de talentos.
9 – Antes, durante e depois do evento
Para que saia tudo conforme o planejado e você não tenha nenhum surpresa desagradável durante a sua conferência de vendas:
Alguns dias antes da conferência de vendas
- Faça um check list geral e verifique o que ainda precisa ser feito ou se algo vai precisar de um plano B.
- Certifique-se de que cada membro da equipe saiba do seu papel durante evento.
- Revise todos os detalhes.
- Faça todos os testes de projeção, iluminação, som e demais questões técnicas.
- Faça um último alinhamento com todos os envolvidos nas apresentações.
No dia da conferência de vendas
- Certifique-se mais uma vez de que todas as questões técnicas estão funcionando, incluindo wi-fi e sistema de credenciamento.
- Garanta que todos os membros da organização tenham o roteiro do evento.
- Cumpra os horários estabelecidos durante o planejamento.
- Mantenha uma boa comunicação e coordenação com toda a equipe para que tudo corra conforme o planejado!
- Se possível, ofereça as informações em um formato que os participantes possam compartilhar em suas redes sociais.
- Publique fotos e vídeos em tempo real.
Depois da conferência de vendas
A experiência não estará completa se não acontecer um fechamento do seu evento. Por isso, depois do evento, lembre-se de agradecer as participações dos convidados, enviar as fotos e conteúdos prometidos, assim como, fazer uma pesquisa de satisfação.
A minha dica final de como organizar uma convenção de vendas é que hoje você pode contar com a ajuda da tecnologia digital para este planejamento. Ferramentas como o Evernote, Super Planner – Event Planning e Trello podem te ajudar com este super desafio e tornar sua organização muito menos descomplicada.
Agora que você já sabe como organizar uma convenção de vendas de sucesso, que tal conhecer um pouco mais sobre o meu trabalho?
Meu nome é Thiago Concer, o treinador de equipes comerciais mais contratado do Brasil pelo 4º ano consecutivo. Sou sócio fundador do IEV, a maior escola de vendas do país e líder do movimento #OSV – Orgulho de ser vendedor, o maior movimento de profissionalização e valorização da profissão de vendedor no país.
Eu posso oferecer um treinamento especializado e personalizado de acordo com as necessidades da sua equipe. Ajudei grandes empresas como Santander, Unimed ou BV Leasing a aumentar suas vendas treinando seus equipes comerciais. Sua empresa pode ser a próxima!
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