A integração de ferramentas tecnológicas no seu dia-a-dia é o segredo de como controlar o trabalho home office sem dor de cabeça. Além disso, é fundamental criar uma rotina que não seja engessada como a do trabalho tradicional, mas que permita uma boa organização.
Isso porque, com o trabalho remoto, é fácil cair na armadilha da improdutividade provocada pela falta de um planejamento prévio e da supervisão constante de um responsável. Por isso, eu te explico como controlar o trabalho home office com dicas de ferramentas úteis.
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Como controlar o trabalho home office?
Com a transformação digital que a sociedade vem passando, é comum questionar a maneira como controlar o trabalho home office. Pois, aquela imagem do millenial sentado na beira da praia, de shorts e havaianas nos pés, com um notebook no colo e um smartphone ao lado, nem sempre, reflete a realidade do trabalho remoto.
É preciso muita organização, engajamento e adaptação para não perder a cabeça no home office, caro gestor. Pois, você não utilizará mais o tempo de trabalho como um mecanismo de controle dos seus funcionários. Além disso, não é possível realizar uma reunião presencial sempre que um problema surgir.
São as tarefas concluídas, ou seja, a produtividade do seu time que te ensinará como controlar o trabalho home office. Sem falar que existem ferramentas digitais para organizar a equipe, monitorar a produção de cada colaborador e, até mesmo, monitorar o horário para que ninguém se sobrecarregue.
Bom, se você está aqui é porque você já sabe que ele favorece o aumento da produtividade e das iniciativas por parte do seu time, diminui os custos da empresa e melhora a qualidade de vida de todos os funcionários. Porém, é importante contar com a ajuda da tecnologia para gerenciar a sua equipe.
Dicas de como controlar o trabalho home office:
- Realize treinamentos (onboarding) de novos funcionários com as diretrizes da empresa;
- Documente cada etapa do processo de vendas de forma clara e instrutiva;
- Compartilhe os documentos e as informações com a sua equipe;
- Crie o hábito de se comunicar com todos os funcionários;
- Organize reuniões mensais para dar feedbacks;
- Comemore as conquistas com o grupo e incentive os momentos “happy hour” no ambiente remoto.
Mas como fazer tudo isso de maneira simples e sem perder o seu tempo? Abaixo, eu listo as principais ferramentas de como controlar a equipe, o horário e a produtividade no trabalho home office.
Como controlar a equipe no trabalho home office?
Asana
- Plataforma de gerenciamento de equipes.
O Asana permite a administração de projetos, a organização de tarefas e dividir atividades entre cada colaborador. Além disso, é possível monitorar o andamento dos processos em realização, definindo prazos e controlando horários.
Slack
- Plataforma de comunicação interna.
O Slack funciona como um ambiente de trabalho virtual, no qual, você se comunica com a sua equipe em grupo ou com cada funcionário, separadamente. Você também pode personalizar canais de comunicação de acordo com um tema, cliente, assunto ou projeto.
Zoom
- Plataforma de videoconferência.
Tem coisas que só podem ser resolvidas com uma boa e velha reunião. No trabalho home office também é assim e com o Zoom é possível realizar videoconferência com uma ou mais pessoas. Além disso, você pode gravar um vídeo da reunião e compartilhar com toda a sua equipe.
IDoneThis
- Plataforma de gestão de relatórios.
O IDoneThis possibilita o gerenciamento das tarefas executadas, reunindo todas as atividades realizadas no dia em um único e-mail. Ou seja, você recebe um relatório com a produção diária da sua equipe.
Loom
- Ferramenta de criação de vídeos.
Se você não consegue explicar a sua ideia por texto e nem por áudio, o melhor é gravar um vídeo. Com o Loom, você pode fazer um vídeo utilizando a sua própria tela e a sua voz para esclarecer dúvidas, apresentar projetos, dar dicas ou passo a passo de uma tarefa.
Como controlar o horário no trabalho home office?
When I Work
- Plataforma de agendamento de tarefas.
Com o When I Work, você pode monitorar as horas gastas em cada atividade agendada por cada membro do seu time. Também é possível organizar os turnos de trabalho e dividir o tempo entre a sua equipe. Existe até uma versão para bater o ponto!
Timely
- Plataforma de organização do tempo
No Timely, você agenda uma tarefa e monitora a quantidade de tempo necessária para realizá-la. Além disso, é possível organizar a rotina e criar relatórios de produtividade por cada projeto.
RescueTime
- Plataforma de monitoramento do tempo gasto em sites.
O RescueTime funciona como um vigilante do seu tempo, pois ele calcula a quantidade de horas que você passa em cada site. Sem falar que ele pode bloquear certos sites improdutivos por períodos que você precisa se concentra no dia.
TomatoTimers
- Plataforma de monitoramento do tempo de trabalho.
O TomatoTimers segue a técnica Pomodoro, com a qual, você trabalha em ciclos de 25 minutos, com pausas de 5 minutos. A plataforma permite cronometrar o seu tempo de trabalho essa técnica ou personalizar conforme a sua rotina.
Toggl
- Plataforma de gerenciamento do tempo por tarefa.
Já pensou como seria bom poder controlar a quantidade de hora que você gasta com cada atividade, projeto e cliente? Com o Toggl, isso é possível. Assim, você consegue visualizar o tempo necessário para executar cada tarefa do seu trabalho.
Como controlar a produtividade no trabalho home office?
Trello
- Plataforma de gerenciamento de projeto.
Com uma interface intuitiva e colorida, o Trello permite a organização de cada etapa de um projeto. Nele, você pode monitorar a sua produtividade e da sua equipe, fazer comentários em cada tarefa, criar lembretes, entre outros.
Forest
- Aplicativo de monitoramento de produtividade.
O Forest é um aliado se você busca ficar longe das redes sociais durante o horário de trabalho. Para isso, ele funciona como um jogo, no qual, você planta uma árvore que só cresce e dá frutos se você não usar o celular ou computador.
Mindmeister
- Aplicativo de mapeamento mental.
Para visualizar a sua ideia, compartilhá-la com sua equipe e lapidá-la com um brainstorming, use o Mindmeister. A ferramenta criar mapas mentais que permitem a organização do pensamento e da produtividade.
Sanvelllo
- Aplicativo de controle de comportamento.
O Sanvello é um aplicativo que monitora a sua rotina de uma maneira profunda, pois acompanha o seu nível de bem-estar através da qualidade do seu sono, das atividades físicas que você executa, do seu humor, entre outros. Além disso, ele oferece momentos de descontração com aulas de meditação.
Aqui, você viu que não são poucas as ferramentas disponíveis para você aprender como controlar o trabalho home office. Então, está esperando o que para migrar o seu negócio para o ambiente remoto?
Aliás, se você pretende trabalhar com vendas online ou, até mesmo, passar a sua empresa de vendas para o home office, conte comigo! Sou Thiago Concer e tenho mais de 20 anos de experiência na área. Eu posso te ajudar na transição da sua empresa para o ambiente digital, para isso, invista em um treinamento específico para a sua empresa.
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