Quando pensamos em implantar uma solução tecnológica na empresa, logo imaginamos as possíveis dores de cabeça que virão pela frente.

Será que a equipe de suporte da solução irá dar apoio? A equipe conseguirá utilizar a plataforma? E se for necessário um treinamento?

As preocupações são relevantes, claro. Mas este processo não precisa ser burocrático quanto parece ser. Basta saber como implantar o CRM na empresa da forma correta.

E para te ajudar com isso, neste artigo separamos os 3 passos fundamentais e práticos para uma implantação de sucesso.

Desse modo, você poderá começar a utilizar o sistema de CRM com todo o seu potencial, viabilizando benefícios como:

• dados mais acessíveis;
• mais velocidade nas negociações;
• mais facilidade para fechar vendas;
• resultados mais previsíveis;
• times independentes;
• maior conhecimento sobre seu cliente;
• alta performance comercial.

Para atingir essas vantagens a partir de uma implantação correta, continue a leitura! 

O que é preciso saber antes de implantar o CRM na empresa?

Para começar a melhorar o seu processo de venda, não basta apenas começar a utilizar um CRM.

É preciso dar um passo para trás, e fazer um diagnóstico sobre o cenário atual da sua área comercial.

Podemos chamar esse passo de “passo zero”; aquilo que deve ser feito antes mesmo de entender como implantar o CRM na empresa.

Essa etapa é essencial para prevenir um problema que ocorre com muitos negócios que desejam aprimorar sua gestão com essa ferramenta: a escolha do CRM certo.

Todas as estratégias que buscam promover algum tipo de mudança ou aperfeiçoamento dentro da área comercial devem ser feitas com cautela. Caso contrário, a força de vendas pode ser prejudicada.

Imagine contratar um sistema de CRM e, posteriormente, descobrir que não oferecem um time de atendimento ao cliente para te auxiliar com dúvidas e questionamentos?

Você e sua equipe poderiam passar dias buscando entender a ferramenta e as negociações, portanto, não poderiam evoluir adequadamente.

Para evitar situações como essa, entenda exatamente onde está sua maior dor e fique atento durante o processo de pesquisa de compra. Assim, você poderá ter mais segurança e conforto no momento em que for implantar o CRM na empresa.

Apesar de ser algo singular, podemos apontar alguns pré-requisitos que tornarão sua experiência de uso e adesão da plataforma mais positivas, veja quais são:

• usabilidade amigável;
• geolocalização;
• envio de lembretes automáticos;
• time de atendimento ao cliente em português;
• indicadores de desempenho de vendas;
• integração com outras soluções;
• configuração simples;
• versão web e mobile.

Se o CRM de sua escolha preencher esses requisitos, ficará ainda mais fácil saber como implantar o CRM na empresa, e iniciar a cultura de gestão em software na área, tornando sua equipe menos resistente, e mais produtiva.

Como implantar o CRM na empresa em 3 passos práticos

Agora que você tem uma potência em suas mãos, é hora de saber como introduzi-la à sua rotina.

Veja agora quais são os 3 passos essenciais para entender como implantar o CRM na empresa:

1. Comece avaliando o seu processo de venda

O primeiro passo para uma implantação de sucesso é entender como funciona o seu processo de venda. É a partir dele que você conseguirá configurar todo o seu sistema de CRM.

Ao entender como funciona sua venda, é possível saber:

• quais são as etapas do processo comercial;
• quais são os motivos de perda de negócio;
• quais são os produtos ou serviços ofertados;
• quais são as categorias de clientes da sua carteira;
• como exatamente sua equipe está estruturada. 

Além de encontrar as informações necessárias para a configuração, esses dados o ajudarão a construir o seu funil de vendas dentro da solução. 

Essa funcionalidade permitirá que você tenha mais visibilidade sobre os negócios em andamento, e maior previsibilidade nas vendas.

Para tanto, reforçamos: avalie o seu processo comercial. Esses processos variam de acordo com cada modelo de negócio, mas no geral, funcionam da seguinte forma: 

2. Defina um plano para implantar o CRM

Lembre-se do que falamos anteriormente: nada dentro da área comercial deve ser alterado sem uma estratégia.

Por isso, para implantar o CRM na empresa, é necessário estruturar um plano.

Não precisa ser algo grandioso como um planejamento estratégico, por exemplo.

Na verdade, se trata mais de construir objetivos e metas para a implantação. Consequentemente, você poderá identificar, controlar e mensurar com mais clareza como está sendo o progresso deste procedimento. 

Você pode separar seu plano para implantar o CRM na empresa pelas seguintes etapas:

1. Defina o responsável pela implantação do CRM 
2. Estabeleça um cronograma;
3. Escolha quais indicadores que o ajudarão a monitorar o progresso da implantação.

Entenda cada etapa mais detalhadamente:

Etapa 1 – Defina o responsável pela implantação do CRM

Definir o responsável permitirá a centralização de todo esse processo.

Isso fará com que a equipe atue de maneira mais sinérgica, dando um passo de cada vez, sendo orientada pelo profissional escolhido.

Por essa razão, essa escolha é muito importante. O responsável deve ser o porta-voz dos colaboradores e deve fazer a ponte entre seus superiores e o time de suporte da ferramenta.

Etapa 2 – Estabeleça um cronograma

Repetindo: um passo de cada vez. Por mais intuitivo que o CRM seja, é preciso ter paciência para que a equipe consiga se familiarizar com o sistema. Essa etapa é crucial para implantar o CRM na empresa da maneira correta.

Ao mesmo tempo, você precisa estipular um cronograma para que as etapas da implantação sejam concluídas.

Elas podem ser distribuídas da seguinte forma:

1. Aprender como funcionam as abas de Empresas e Pessoas — até dia 02/10;
2. Aprender a explorar a aba de Negócios — até dia 05/10;
3. Entender os indicadores da aba de Relatório — até dia 08/10;
4. Importar cadastros — até 10/10.

E assim por diante, conforme for apropriado para sua equipe. 

Etapa 3 – Escolha os indicadores que o ajudarão a monitorar o progresso da implantação

Este é o momento em que você define parâmetros que o apoiará a entender se a equipe está absorvendo o conteúdo necessário. 

A atenção a esse ponto é crítica. Afinal, é a sua equipe que irá utilizar o sistema de CRM na rotina. Caso não saibam as boas práticas dessa solução, pode comprometer todo o projeto e levar a plataforma à obsolescência.

3. Estruture um processo de treinamento

Na maioria das vezes, é preciso aplicar um treinamento para que sua equipe inicie a utilização do CRM.

Este é o momento em que a implantação do CRM na empresa começa a se consolidar, portanto, aqui vão algumas dicas que podem facilitar isso:

1. Crie (também) um cronograma para o treinamento;
2. Disponibilize conteúdos para consulta (vídeos, FAQ, manuais);
3. Escolha o formato adequado para o treinamento (online, presencial ou misto);
4. Crie um programa de incentivo para engajar os colaboradores no treinamento;
5. Atenção aos feedbacks do time.

E aí, pronto para implantar um CRM na sua empresa e desbloquear o potencial de faturamento do seu negócio? Agora ficou muito mais fácil, não é mesmo?

Este artigo foi escrito por Júlio Paulillo, Co-founder e CRO do Agendor, uma plataforma de CRM que atua como um assistente pessoal para equipes de vendas, dando visibilidade e controle na gestão desde o primeiro dia de uso.