O fluxo de cadência tem como foco uma sequência de abordagens feitas por um vendedor, a fim de obter o máximo as oportunidades de conversão de um prospect.

Você sabe quantas tentativas de contato (incluindo ligações) faz por dia? E quantas tentativas de falar com um lead antes de desistir? Essas foram duas das perguntas que fizemos no Inside Sales Benchmark Brasil 2022 e o resultado foi o seguinte:

Cadência fundamental

Suponha que a sua ideia seja fazer um fluxo de cadência tradicional, composto por 3 e-mails, 3 ligações e 3 conexões no LinkedIn (3x3x3). De maneira geral, o vendedor trabalharia da seguinte forma:

• Dia 1: vendedor realiza a 1ª ligação
• Dia 3: e-mail de follow-up, bem como uma mensagem no LinkedIn são enviados ao prospect;
• Dia 5: um novo email, seguido de uma segunda ligação são executados
• Dia 7: mais uma conexão no LinkedIn e uma última ligação são realizadas
• Dia 10: último e-mail para o prospect é enviado, seguido de interação no LinkedIn.

Cadência transacional

Na cadência transacional, o fluxo muda um pouco e fica organizado da seguinte forma:

• Dia 1: envio de um e-mail em seguida Ligação
• Dia 2: ligação
• Dia 4: mais um e-mail, depois ligação
• Dia 7: mensagem no LinkedIn seguida de Ligação
• Dia 10: último e-mail, seguido de uma ligação

Cadência relacional

A cadência relacional é um pouco mais longa e segue a seguinte estrutura:

• Dia 1: envio de um e-mail e notificação de conexão via LinkedIn
• Dia 4: envio de e-mail seguido de ligação
• Dia 7: o vendedor realiza a ligação e conecta-se novamente via LinkedIn
• Dia 10: é enviado um novo e-mail seguido de mensagem no LinkedIn
• Dia 14: outro movimento inicia a automação e-mail e LinkedIn
• Dia 18: no último dia, o vendedor realiza a ligação para fechar o negócio

Para que serve o fluxo de cadência?

O fluxo de cadência serve para fornecer uma estrutura de atividades, geralmente focadas na prospecção de oportunidades, que podem ser executadas e repetidas pelo vendedor com o objetivo de otimizar o tempo e melhorar os resultados de vendas.

Podemos destacar três propósitos do fluxo de cadência:

Organizar as demandas de cada vendedor

Uma das primeiras atividades de prospecção é ligar para o lead. É normal, por exemplo, que um vendedor tire um tempo em sua agenda para ligar para 20 a 30 pessoas de uma vez, dependendo do tamanho do pipeline e das metas de vendas. Se o contato não for bem-sucedido da primeira vez, ele pode iniciar um fluxo de cadência, organizar a agenda para tentar contato com os leads e não perdê-los rapidamente. O que nos leva ao próximo item. 

Garantir o máximo aproveitamento de leads

O fluxo de cadência aumenta as chances de falar com os leads, como vimos acima. A partir do momento que é possível organizar as demandas a ponto de acomodar uma sequência de atividades para cada um dos prospects, nada fica para trás perdido ou esquecido. O resultado é uma melhora na prospecção e um volume maior de deals sendo ativados.

Conquistar clientes

Está claro, né? Ao falar com mais pessoas e conseguir encontrar melhores oportunidades, as chances de conquistar novos clientes são ainda maiores!

Elementos de um fluxo de cadência

O fluxo de cadência é regido por alguns elementos importantes, começando pelo perfil do público-alvo, é preciso ter muito claro quem compra os seus produtos/serviços, compreendendo as suas necessidades, anseios, mas também hábitos de consumo. 

Além disso, o fluxo também deve ter especificado: 

• canais de comunicação: é necessário entender por meio de quais canais serão realizadas as abordagens dos clientes;
• número de tentativas de interação: qual o limite de interações com o público? Existe algum caminho que permita aumentar ou reduzir esse número? É preciso deixar isso claro no fluxo. Além disso, é necessário especificar o intervalo de tempo entre cada tentativa de contato; 
• tempo de duração total da cadência: quanto tempo vai durar o fluxo.

O que é preciso saber antes de montar um fluxo de cadência?

Antes de iniciar a implementação do fluxo de cadência em vendas é necessário analisar alguns pontos importantes. Veja as dicas a seguir!

Saiba com quem vai falar e o melhor canal para contatá-lo

Quando se fala de fluxo de cadência é bem provável que a gente associe ao mercado B2B. Para prospectar os clientes certos é fundamental fazer uma análise sobre o segmento e tamanho da empresa. 

Só assim vai ser possível determinar quais os melhores canais de comunicação. Por exemplo, se o tomador de decisão da empresa costuma ser mais ativo no LinkedIn e responde mais rapidamente por meio dessa rede social. 

Entenda quanta informação você precisa passar

É preciso avaliar bem quanta informação será preciso passar no fluxo de cadência em cada uma das etapas de contato com cliente em potencial.

Nesse entremeio também é interessante se perguntar se o comprador já enxerga valor, ou melhor, necessidade no que é oferecido pela empresa. Tal informação é crucial, porque vai determinar a abordagem mais eficiente em cada caso. 

Determine a quantidade de contatos

Essa ação está ligada ao tópico anterior, pois vai depender também do quanto o cliente está engajado e da maturidade de compra dele. Ou seja, você precisa avaliar o conhecimento sobre a solução e se ele já teve contato com a empresa. 

Dependendo do tipo de cliente e até mesmo do ticket médio que ele está disposto a investir, vai ser necessário escolher um fluxo específico. 

Fluxo de cadência manual x automático

Um fluxo de cadência é manual quando não existe nenhum tipo de ferramenta automática auxiliando o vendedor no lembrete de suas demandas e organização dos pontos e ritmo de contato. É neste caso, também, que aparecem a maioria dos problema relacionados à falta de produtividade na etapa de prospecção:

• Desperdício de tempo: o vendedor precisa agendar lembretes manualmente para cada lead, escrever o mesmo e-mail várias vezes, buscar informações sobre a conversão na ferramenta de marketing utilizada, etc.
• Falta de acompanhamento: checar respostas e acompanhar o andamento de cada oportunidade é um desafio para o vendedor, mas é ainda maior para o gestor, que não tem como ver uma visão clara do processo;
• Atrasos e falhas de contato: por ter que lembrar de cada ponto de contato manualmente, é natural que aconteçam atrasos em ligações e envio de mensagens, ou mesmo esquecimentos;
• Abandono de leads: e os esquecimentos que mencionamos acima também podem gerar abandono de leads devido à falta de acompanhamento.

Mas o problema mais importante, no ponto de vista do desempenho da equipe, é a falta de controle. Por ser um método de execução impreciso, não é possível saber o que está funcionando, acompanhar o andamento do processo e identificar melhorias necessárias.

Além disso, quando o fluxo de cadência é manual, é muito comum ver o uso do CRM para a etapa de prospecção, uma prática não aconselhável já que, na maioria dos CRMs, não é possível estruturar um fluxo que pode ser aplicado em vários leads e o preenchimento de dados deve ser feito manualmente. Ou seja: vendedores perdem em produtividade (e vendas).

Ter um sistema próprio para gerenciar o fluxo de cadência de uma equipe de vendas vai ajudar a manter a regularidade dos atendimentos e gerar melhores resultados.

Como montar um fluxo de cadência de vendas? Confira os 5 passos

Montar o fluxo de cadência não é tão difícil, o desafio é adequá-lo à realidade do prospect, e dependendo da quantidade de perfis que você conversa, e o seu objetivo, será preciso ter um número maior ou menor de fluxos.

No fluxo de cadência de prospecção, o objetivo é falar com o lead. Por isso, siga esta sequência:

5 dicas para montar um fluxo de cadência:

1. Alterne e-mails, ligações e interações via social;
2. Avalie o mercado em que ele está inserido e tente utilizar estas informações para personalizar o seu discurso ou e-mails. Com isso, as chances de atrair a atenção do lead são maiores;
3. Saiba quais meios de contato seus prospects usam. Com isso, a cadência ficará ainda mais eficiente e você não estará falando com o nada.
4. Cadências com mais telefonemas do que e-mails são mais agressivas, enquanto o contrário (mais e-mails que ligações) são mais passivas.
5. De acordo com o ticket médio, a cadência deve ter mais ou menos toques (tentativas de contato), pois ele dita quanto tempo você pode investir em cada deal. Tickets médios baixos, normalmente abaixo de R$ 300, envolvem cadências de no máximo 6 toques, enquanto tickets altos,  (acima de R$ 2000) permitem mais de 11 toques.

Aqui você encontra informações mais aprofundadas sobre como estruturar e aplicar um fluxo de cadência para otimizar a etapa de prospecção.

Qual é a duração média de um fluxo de prospecção?

O mais comum é que o fluxo de prospecção tem uma duração entre 2 e 4 semanas, mas isso vai depender do seu cliente, afinal, pode ser que ele precise de mais ou menos tempo para tomar uma decisão. 

O ideal é dar um intervalo de pelo menos um dia entre um contato e outro, mas não atrase mais do que 4 dias. Na tentativa que vai vir a seguir, é preciso aumentar um pouco os dias entre elas (algo em torno de 6 ou 7 dias).

Em modelos de fluxo outbound, é comum ser mais “agressivo” no início, em contrapartida, a estratégia inbound permite intervalos maiores entre os contatos.

Quando desistir de um prospect? 

E se a cadência de prospecção não estiver surtindo o efeito? Talvez seja o momento de desistir do prospect. Geralmente, são três as situações: 

• lead desinformado: quando o lead não fornece informações que vão ajudar na venda. Ou seja, não sabe o orçamento disponível, não consegue ter clareza sobre o problema ou os critérios que são usados para a tomada de decisão;
• lead que não aparece mais: após algumas conversas, demonstrações e até reuniões, o lead não responde mais aos e-mails, além de ignorar mensagens e ligações;
• lead que não corresponde: houve um primeiro contato construtivo, porém, houve pouca evolução na relação depois disso.

Como avaliar a eficiência e ajustar o fluxo de cadência de vendas

O objetivo no fluxo de cadência é conseguir algum tipo de resposta do seu lead em pelo menos X% dos casos (compatível com o seu segmento). Se você está abaixo disso, reveja o seu processo e entenda o que está acontecendo. Algumas opções:

• Você está demorando muito tempo para fazer contato (leads vindos via Inbound);
• Os contatos estão muito distante uns dos outros;
• Seus e-mails não estão atraindo (nem abertura nem respostas);
• O perfil do lead não é adequado à sua oferta.

Também pode acontecer de não ser necessário tantos pontos de contato do seu fluxo. Nesse caso, teste diminuir um pouco o período do seu fluxo ou mudar as formas de entrar em contato com a pessoa.

Quais são os ganhos financeiros de um fluxo de cadência?

Após estudar os dados de vendas dos nossos clientes, conseguimos comparar o impacto que o Flow (fluxo de cadência da Meetime) teve em suas operações.

Os dados foram coletados desde 6 meses antes de implementar o Flow e comparados com os 6 meses seguintes. Assim, foi possível ter um espaçamento de tempo relevante para que a estratégia de prospecção fosse colocada em prática e os resultados se estabilizassem.

Estes dados nos mostraram que, em média, um cliente da Meetime faz 23% mais vendas após o Flow ser implementado. Isso acontece porque o Flow, enquanto ferramenta de cadência de vendas, auxilia os vendedores a serem mais produtivos e agendarem mais reuniões de vendas. Com mais reuniões, a consequência é ter mais vendas.

Além disso, o crescimento em número de vendas trouxe, em média, um aumento de receita de 11%.

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Este artigo foi escrito pela Meetime, uma empresa especializada em Inside Sales, que reúne trabalho de consultoria, treinamento e softwares para a implementação e otimização do processo de Inside Sales. As soluções são criadas para simplificar o processo de vendas e auxiliar sua equipe comercial a ter melhores resultados, por meio da criação de fluxos de cadência, acompanhamento de métricas de prospecção, integração ao CRM e mais.